Quels sont les outils indispensables pour un auto-entrepreneur ?
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Se lancer en indépendant nécessite de s’équiper de logiciels. Même en auto-entreprise, vous aurez besoin d’outils pour gérer votre activité. Gestion des factures, des charges, de l’organisation : certains logiciels peuvent vous aider à gagner du temps et vous éviter bien des erreurs. Voici 5 outils indispensables au lancement d’une activité en auto-entreprise.
1-Henrii : un outil de facturation gratuit
👉 Henrii est un outil de facturation parfaitement adapté aux auto-entrepreneurs.
Fonctionnement
Ce logiciel de facturation a été développé par la société Rivalis, une entreprise de conseil et d’accompagnement des dirigeants de TPE.
Classiquement, ce logiciel permet d’éditer des factures, des devis, des avoirs en illimités. Mais il comprend également de multiples fonctionnalités supplémentaires comme le paiement en ligne, la relance automatique, les reportings, le suivi des performances et la gestion de la comptabilité.
Il suffit de créer un compte pour commencer à utiliser le logiciel.
Avantages
Henrri a plusieurs avantages pour les micro-entrepreneurs :
- Gratuité : la plupart des fonctionnalités de Henrri sont gratuites, ce qui est un avantage non négligeable lorsque l’on démarre son activité ;
- Ergonomie : son interface est très intuitive et le logiciel est simple d’utilisation ;
- Assistance : en cas de difficultés, l’assistance client est réactive ;
- Accessibilité : Henrri est accessible depuis n’importe quel appareil, sans besoin d’installation de logiciel local ;
- Personnalisation : il est possible de personnaliser les factures et devis avec le logo de l’entreprise, des mentions spécifiques ou des formats adaptés à son activité.
Tarifs
Comme nous l’indiquions, le logiciel propose une version gratuite. Il s’agit de la version « Henrri pro » pour éditer des devis, des factures, gérer des acomptes, ajouter votre logo, etc. Cette formule est largement suffisante pour un micro-entrepreneur qui démarre. Par la suite, vous pourrez avoir besoin d’une version supérieure.
Pour des fonctionnalités supplémentaires, voici les formules payantes d’Henrri :
1. Henrri Expert à 15 € HT/mois sans engagement : convient très bien aux micro-entrepreneurs ;
2. Henrri VIP à 49 € HT/mois sans engagement ;
3. Henrri Pilotage à partir de 550 € HT/mois avec accompagnement au pilotage d’entreprise par un expert.
2-Evernote : le logiciel pour centraliser ses notes
👉 Evernote est une application de prise de notes conçu pour organiser et gérer des informations sous différentes formes.
Fonctionnement
L’application comprend de nombreuses fonctionnalités pour prendre des notes en réunion, noter des idées, gérer son emploi du temps, organiser ses projets, etc.
L’idée force de ce logiciel est de permettre aux utilisateurs de centraliser toute l’information liée à leur vie professionnelle comme personnelle. A la différence d’un simple bloc-notes, Evernote propose des fonctions avancées de classement de l’information, de partage et de synchronisation.
Les Notes sont l’unité de base d’information dans Evernote. Elles peuvent contenir du texte, des images, des fichiers audio, des pièces jointes ou des listes. Ces notes sont sont organisées dans des Carnets (notebook). Ensuite, les étiquettes (Tags) permettent de classer et de rechercher facilement des notes en utilisant des mots-clés.
Il existe d’autres fonctionnalités plus avancées. Par exemple, avec Web Clipper, vous enregistrez des pages web et des captures d’écran directement sur Evernote. Enfin, Evernote Teams est une fonctionnalité permettant de travailler en équipe.
Avantages
Voici les principaux avantages d’Evernote pour gérer une micro-entreprise :
- Centralisation des informations : terminées les notes griffonnées sur des papiers qu’on ne retrouve jamais, les infos éparpillées entre le bloc note du téléphone et votre agenda, tout est au même endroit ;
- Recherche avancée : pas besoin d‘organiser scrupuleusement vos notes, la recherche avancée permet de les retrouver facilement. Il est même possible de trouver du texte dans les images et les documents PDF grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) ;
- Synchronisation multiplateforme : toutes vos notes sont synchronisées sur les appareils où vous avez installé Evernote (ordinateur, tablette, smartphone) ;
- Intégration : Evernote s’intègre avec d’autres outils comme Google Drive, Outlook, Slack, et Microsoft Teams pour améliorer la productivité ;
- Gratuité : une version gratuite permet d’obtenir les fonctionnalités de base.
Tarifs
Il existe une version gratuite mais il est conseillé de prendre l’abonnement « Professionnal » pour bénéficier d’un maximum de fonctionnalités utiles à votre activité de micro-entrepreneur. La formule est à 10,83€/mois.
Si vous avez besoin d’outils collaboratifs pour travailler avec d’autres freelances, un salarié ou vos clients, la formule Team à 16,66€ par utilisateur est faite pour vous !
3- L’application Auto-entrepreneur Urssaf : pour gérer ses charges sociales
👉 L’application Auto-entrepreneur de l’Urssaf permet de gérer la déclaration et le paiement de ses cotisations sociales.
Fonctionnement
Chaque mois ou chaque trimestre selon leur choix, les micro-entrepreneurs ont l’obligation de déclarer le chiffre d’affaires réalisé auprès de l’Urssaf. Ils ont ensuite jusqu’à la fin du mois pour procéder au paiement des cotisations sociales. Celles-ci sont calculées automatiquement par l’application selon le chiffre d’affaires renseigné et la nature de l’activité. Il est possible de le faire sur le site web mais aussi via l’application !
Vous pourrez également télécharger différentes attestations et vérifier l‘état de votre compte.
C’est aussi via cette application que le micro-entrepreneur peut échanger avec l’administration. Si vous avez des difficultés de paiement, que vous constatez une anomalie dans l’état de votre situation, ou si vous avez n’importe quelle question, la messagerie vous permet de communiquer avec les gestionnaires de l’Urssaf.
Avantages
Télécharger l’application mobile Auto-entrepreneur de l’Urssaf permet de à garder un œil sur les différents documents relatifs à la micro-entreprise.
L’application est très simple d’utilisation. L’onglet « gérer votre micro-entreprise » vous permet de gérer l’aspect social de la micro-entreprise. C’est aussi sur cette application que vous téléchargez votre déclaration fiscale, votre attestation de vigilance ou encore votre attestation de contribution à la formation professionnelle (CFP) demandée lorsque vous demander le financement d’une formation.
Un onglet « Aller plus loin » renvoie vers différents sites institutionnels : modification de l’activité ou cessation de l’activité sur le site de l’INPI, la formation, ou encore la protection sociale.
⚠️ Micro-entreprise en libéral : de fortes augmentations des cotisations sociales sont en cours. La hausse des cotisations sociales a commencé au 1er juillet 2025. Le taux atteindra 26,1 % au 1er janvier 2026 pour les professionnels libéraux affiliés à la sécurité sociale des indépendants qui ont ouvert leur micro-entreprise après le 1er janvier 2018.
Tarifs
L’application autoentrepreneur‧urssaf est 100 % gratuite.
4- Trello : un outil collaboratif d‘organisation ses tâches en équipe
👉 Trello est un outil de gestion de projet basé sur la méthode agile Kanban
Fonctionnement
Trello se présente comme un outil de gestion de tâches collaboratif en ligne basé sur un tableau de suivi, des listes et des cartes. Vous pouvez aussi bien l’utiliser pour organiser vos menus à la maison que pour gérer des projets collaboratifs.
Cela ressemble à la « méthode post-it » puisque vous pouvez déplacer les cartes lorsqu’une tâche est terminée.
💼 Par exemple, vous pouvez suivre votre production de contenu. Avec une colonne « Sujets », « A faire », « En cours », « A publier », « Publié ».
Avantages
Parmi les différents outils de méthode de gestion de projet, Trello se démarque notamment par :
- Simplicité d’utilisation : il est très facile d’utiliser Trello. Les tableaux, listes et cartes permettent une visualisation claire des tâches ;
- Accessibilité multiplateforme : l’application est disponible sur le web, ainsi que sur les applications mobiles (iOS, Android), pour un accès à tout moment ;
- Automatisation : l’outil d’automatisation Butler permet de développer des flux automatisés pour gérer les tâches fastidieuses. Vous pouvez par exemple créer une règle pour déplacer une carte dès sa complétion ;
- Partage facile : les membres d’une équipe peuvent être ajoutés à un tableau pour collaborer en temps réel. Les utilisateurs peuvent laisser des commentaires sur les cartes, mentionner d’autres membres, et recevoir des notifications sur les changements. Enfin, les cartes peuvent être assignées à des membres spécifiques, facilitant la répartition des responsabilités ;
- Intégrations : Trello s’intègre avec d’autres outils comme Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Jira, et bien plus. Ces “Power-Ups” permettent d’ajouter des fonctionnalités avancées comme des calendriers, des diagrammes de Gantt, ou des automatisations ;
- Gratuité : la version gratuite est déjà très confortable pour un micro-entrepreneur qui démarre.
Tarifs
Trello est gratuit jusqu’à 10 collaborateurs par espace de travail. Cependant, si cela ne vous suffit pas, l’offre est à 5 dollars par mois avec tableaux et espace de stockage illimités.
5- Google drive : l’outil pour partager et stocker ses documents
👉 Google Drive est un outil de stockage et de partage des documents
Fonctionnement
A la différence de la suite Office, les documents créés sur Google Drive sont sauvegardés dans le cloud.
Il suffit de créer un compte Google pour accéder à Google drive. Vous le retrouvez dans votre compte Google Workspace.
📝 Vous pouvez tout à fait utiliser utiliser Google Drive sans adresse Gmail.
Avantages
Plusieurs avantages à travailler sur Google Drive plutôt que sur la suite Office :
- Sauvegarde automatique : si votre ordinateur plante, il y a un risque que vous perdiez le travail que vous étiez en train d’effectuer alors que Google drive enregistre en temps réel les modifications ;
- Accessibilité partout : Google Drive permet d’accéder à vos fichiers depuis n’importe quel appareil (ordinateurs, smartphones, tablettes) et même hors connexion ;
- Collaboration en temps réel : vous pouvez partager des fichiers ou des dossiers avec d’autres utilisateurs via un lien en définissant des autorisations spécifiques (lecture, commentaire, modification). Plusieurs utilisateurs peuvent modifier un document en même temps, avec des mises à jour en temps réel. Les outils de collaboration permettent d’ajouter des commentaires, de répondre, et de proposer des suggestions directement dans les documents ;
- Intégration à l’écosystème Google : Google Drive fonctionne de manière fluide avec Gmail, Google Calendar, Google Photos, et d’autres services Google ;
- Scan de documents : avec l’application mobile, vous pouvez scanner des documents papier et les sauvegarder directement sur Drive ;
- Gratuité : vous disposez de 15 Go de stockage gratuits répartis entre Drive, Gmail et Google Photos.
Tarifs
Google Drive offre 15 Go de stockage gratuits répartis entre vos mails, vos photos et le drive. A moins de régulièrement vider votre boite mail, supprimer vos photos et limiter le stockage sur Drive, vous pourriez vous trouver limité. Si c’est le cas, vous pouvez opter pour des plans payants afin de vous offrir de l’espace de stockage supplémentaire :
• Basic à 1,99 €/ mois pour 100 Go;
• Premium à 2,99€/mois pour 2 To.
Ces 5 applications constituent une bonne caisse à outils pour le démarrage d’une activité en auto-entreprise. La bonne nouvelle c’est que tous proposent un plan gratuit ! Quels sont vos outils incontournables ?
