Où domicilier son entreprise et son activité ?
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Vous êtes en pleine création d’entreprise ? Avez-vous pensé à sa domiciliation ? Lorsque l’on monte son affaire, ce n’est pas la première chose qui vient en tête. Et pourtant, il s’agit d’un paramètre important. Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ? Est-ce obligatoire ? Quelles sont les différentes solutions de domiciliation d’entreprise ? Combien ça coûte ?
Toutes les réponses dans cet article !
1-Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?
Domiciliation d’entreprise : définition
Concrètement, l’adresse de domiciliation constitue le siège social de l’entreprise.
La domiciliation consiste à donner à votre entreprise une adresse administrative. C’est à cette adresse qu’arrivera le courrier en relation avec votre activité professionnelle : Urssaf, impôts, fournisseur, courrier de création d’entreprise etc.
A ce titre, même si vous avez des établissements, l’adresse du siège social est celle qui :
- doit figurer sur tous vos documents relatifs à l’entreprise : factures, devis, contrats, documents à destination des administrations etc ;
- doit être inscrite dans les mentions légales de votre site internet ;
- être précisée dans votre business plan ;
- et qui figure sur votre Kbis.
Attention: vous pouvez choisir une adresse de domiciliation différente du lieu où sera effectivement exercée l’activité professionnelle. Il s’agit d’une adresse administrative.
Est-il obligatoire de domicilier son entreprise ?
La réponse est oui !
La domiciliation de votre entreprise est obligatoire. Vous ne pourrez pas procéder à l’immatriculation de votre entreprise auprès de votre CFE compétent sans avoir choisi votre siège social. Il s’agit d’un préalable à la création d’entreprise.
En effet, l’article L123-11 du Code de commerce dispose que « Toute personne morale demandant son immatriculation au registre du commerce et des sociétés doit justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe, seule ou avec d’autres, le siège de l’entreprise (…)».
2- Peut-on installer son siège social chez soi ?
La réponse est encore oui ! Le siège social peut tout à fait être domicilié à votre adresse personnelle
Les conditions pour domicilier son entreprise à domicile
La domiciliation d’entreprise à domicile est autorisée, à condition de respecter quelques règles :
le domicile doit être celui du chef d’entreprise ou du représentant légal :
Une entreprise individuelle (entreprise individuelle classique ou micro-entreprise): peut être domiciliée chez le chef d’entreprise (entrepreneur individuel).
Une société : peut être domiciliée uniquement chez son représentant légal. Par exemple, l’adresse de l’un de vos associés n’ayant pas le statut de dirigeant ne peut en aucun cas constituer le siège social de la société.
Vous pouvez être locataire ou propriétaire ;
Aucune stipulation de votre bail (locataire) ou du règlement de copropriété (propriétaire) ne doit s’y opposer : cette condition est imposée par l’article L631-7-3 du Code de la construction et de l’habitation et reprise dans le Code du Commerce en son article L123-11-1 disposant que : « Toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal et y exercer une activité, sauf dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires. ».
Le siège social doit être la résidence principale du chef d’entreprise ou du représentant légal : la domiciliation d’entreprise dans une résidence secondaire n’est pas possible.
Quels sont les avantages et les inconvénients ?
Les principaux avantages :
il s’agit de la solution la plus simple et la plus pratique ;
c’est gratuit !
Cette solution est souvent privilégiée par les entrepreneurs individuels : micro-entrepreneurs, dirigeants de SASU ou d’EURL.
Cependant, cette solution simple a aussi des inconvénients :
vous divulguez votre adresse personnelle : en effet, votre adresse de siège social figure sur TOUS vos documents administratifs liés à l’activité de l‘entreprise ;
votre adresse reflète l’image de marque de votre entreprise : or, votre adresse personnelle n’est pas nécessairement en adéquation avec votre positionnement marketing ;
enfin, un déménagement de résidence principale entraîne une modification de siège social : si vous changez donc de résidence principale, vous devrez changer de siège social. Les formalités sont est relativement simples pour les micro-entreprises mais plus lourdes pour les sociétés.
Attention : une fois encore l’activité peut être exercée dans un local différent du siège social. Ainsi, même si vous avez des marchandises et recevez de la clientèle, vous pouvez domicilier l’entreprise chez vous et créer un établissement pour recevoir vos clients dans un local distinct.
3- Autres lieux de domiciliation d’entreprise
Dans un local dédié à l’activité professionnelle
Vous pouvez faire de votre siège social un local dédié bien distinct de votre domicile, que vous soyez propriétaire ou locataire.
La domiciliation d’entreprise dans un local dédié est nécessairement plus coûteux que de domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle. Cependant, cette solution a l’avantage de préserver votre adresse de domicile vis à vis des tiers (créanciers, fournisseurs notamment).
Si vous n’êtes pas propriétaire, vous devez louer un local.
- Si vous exercez une activité commerciale ou artisanale : vous conclurez un bail commercial (contrat de location vous permettant d’exploiter le local)
- Si vous exercez une activité libérale : vous conclurez plutôt un bail professionnel.
Dans le cas où vous faites le choix de domicilier votre entreprise à l’adresse de votre local commercial, soignez tout particulièrement son emplacement.
Dans un espace de coworking
Le coworking est un mode d’organisation du travail basé sur le partage d’un espace de travail commun entre différentes entreprises. Cette adresse peut parfaitement constituer le siège social de votre entreprise quelque soit votre type d’activité (commerciale, artisanale ou libérale).
Ces espaces sont intéressants pour domicilier votre entreprise et y exercer votre activité car vous n’avez pas à conclure de bail ou à fournir un dépôt de garantie. Les entreprises mettant à disposition ces bureaux proposent généralement des formules très flexibles qui vous permettent de louer des espaces selon vos besoins.
Il y a toutefois quelques règles à respecter pour domicilier son entreprise dans un espace de coworking :
- La domiciliation doit faire l’objet d’un contrat écrit : la durée du contrat est fixée librement par les parties à condition de ne pas être inférieure à une durée minimale obligatoire de 3 mois.
- La société de coworking qui propose ses services de domiciliation doit proposer des locaux équipés de manière à exercer une activité professionnelle dans des conditions adéquates.
Au sein d’une pépinière d’entreprise
La pépinière d’entreprise est une structure d’accueil et d’accompagnement d’entreprises en création ou nouvellement créées. Vous pouvez domicilier votre entreprise à l’adresse d’une pépinière dans les locaux de laquelle vous exercez vos activités.
L’intégration d’une pépinière peut se faire à différentes étapes : lors de la phase d’incubation, d’étude de marché et business plan, au moment de l’immatriculation et au plus tard dans les 6 mois de la création de l’entreprise.
En plus de la domiciliation d’entreprise, les pépinières offrent de nombreux services : équipements, secrétariat, accompagnement au lancement du projet, réseau de partenaires, formations et conférences … le tout pour un loyer compris en 100 et 300€ le m² en moyenne.
Aussi, pour gagner sa place en pépinière faut-il se soumettre à un processus de sélection :
- présentation d’un dossier de candidature ;
- si le dossier de candidature est sélectionné, le candidat présente son projet devant un comité ;
- si le projet est retenu, l’entreprise reçoit un agrément ;
- conclusion d’une convention et d’un contrat de bail d’une durée maximale de 3 ans.
4- Avez-vous pensé à la domiciliation commerciale ?
A la domiciliation physique (à domicile ou dans un local dédié) s’oppose la domiciliation commerciale.
Qu’est-ce que la domiciliation commerciale ? Il s’agit de domicilier son entreprise dans une entreprise (ou un cabinet) de domiciliation. Ces entreprises spécialisées vous font signer un contrat de domiciliation qui vous donne droit à une adresse de siège social. C’est celle-ci que vous reportez sur tous vos documents.
Combien coûte une domiciliation commerciale ? La plupart de ces sociétés de domiciliation proposent tout un panel de services et de formules mensuelles. Il faut compter, en moyenne, entre 10€ HT et 70€ HT par mois pour une simple domiciliation mais d’autres services sont généralement proposés : réexpédition des courriers, secrétariat, location de locaux.
Quelles conditions pour installer votre siège social dans une société de domiciliation ?
- Pour proposer des services de domiciliation, l‘entreprise doit obligatoirement disposer d’un agrément préfectoral ;
- Le contrat de domiciliation doit être d’une durée minimale de 3 mois ;
- En cas de changement dans la vie de votre entreprise, vous devez en informer le cabinet de domiciliation.
Pour connaître les entreprises de domiciliation officiellement agréées, rendez-vous sur le site du syndicat National des Professionnels de l’Hébergement d’Entreprises (Synaphe).
Cette solution est parfaite pour une entreprise qui n’a pas besoin de local commercial mais dont le dirigeant ne souhaite pas que son adresse personnelle soit divulguée.
5- Domiciliation d’entreprise : quelles conséquences ?
L’adresse de domiciliation de l’entreprise doit faire partie des premières questions à vous poser au cours de la création de votre entreprise et notamment lors de la réalisation de l’étude de marché et de la rédaction du business plan.
En effet, le choix du siège social est essentiel car celui-ci définit :
- la nationalité de la société et la réglementation applicable ;
- les tribunaux compétents en cas de litige ;
- l’endroit où vous devez accomplir les formalités légales de publicité ;
- le montant de votre CFE (cotisation foncière des entreprises) dont le taux est fixé par les communes et qui dépend donc directement de votre domiciliation d’entreprise ;
- enfin d’un point de vue marketing cette adresse peut déterminer votre positionnement commercial et votre image de marque.
Selon vos besoins, votre budget et vos contraintes, réfléchissez bien à l’adresse de votre siège social. N’indiquez jamais pas une adresse par hasard, d’une part car les règles de la domiciliation d’entreprise sont strictes et d’autre part car le changement de siège social peut entraîner des formalités importantes.
6- Quelles formalités pour un changement de siège social
Modification de domiciliation d’auto-entreprise
Le changement de siège social en auto-entreprise est assez simple. La modification est à effectuer en ligne sur votre espace du site autoentrepreneur.urssaf.fr via les rubriques « « Gérer mon auto-entreprise » → puis sur « Modifier mon auto-entreprise ».
Vous devrez remplir un formulaire de changement : rappel d’identification (SIREN, votre centre des impôts (SIE), informations liées à votre identité etc), nouvelle adresse personnelle, ancien lieu d’exercice, lieu d’exercice ou établissement créé ou modifié .
Une fois le changement d’adresse effectué :
- vous recevez un courrier avec votre nouveau numéro de SIRET,
- vous devez informer l’administration fiscale ainsi que vos clients. N’oubliez pas de changer l’adresse sur tous vos documents, votre site internet etc.
Modification de domiciliation d’une société
Le transfert de siège social d’une société est plus fastidieux et représente un coût. La modification de domiciliation d’une société requiert l’accomplissement des formalités juridiques suivantes :
Le changement de siège social doit être décidé en AG d’associés,
Les statuts de la société doivent être mis à jour de la nouvelle adresse de siège social,
Vous devez faire la publicité du changement d’adresse via la publication d’un avis de modification au journal des annonces légales. Si vous changez de département, il faut publier une annonce dans un journal du département de l’ancienne ET de la nouvelle adresse (soit deux annonces),
Renseigner le formulaire M2 relatif à la modification du siège social,
Déposer le dossier complet auprès du greffe du tribunal de commerce compétent : dossier constitué du PV de la décision de changement de domiciliation, des statuts mis à jour, du formulaire M2 renseigné, de l’attestation de parution de la ou des annonces légales, ainsi que d’un justificatif de la nouvelle domiciliation de l’entreprise.
Les conséquences d’un changement de siège social
Le transfert de siège social emporte les conséquences suivantes :
- L’obtention d’un nouveau numéro SIRET ;
- Si votre siège social est transféré dans un autre département : rattachement de votre entreprise à un nouveau CFE ;
- Rattachement à d’un nouveau SIE (Service des Impôts des Entreprises) ;
- Modification éventuelle de votre montant de CFE car le taux est déterminé au niveau des communes.
